Collegamento POS-RT

A partire dal 2026, l’art. 1, cc. 74-77 L.207/2024 ha introdotto l’obbligo per tutti gli esercenti di collegare logicamente gli strumenti di pagamento elettronico (POS virtuali e fisici) agli strumenti di certificazione dei corrispettivi (Registratore Telematico e procedura WEB “Documento commerciale online”, cerchiamo di fare un po’ di chiarezza sul come procedere.

Lo scopo di questo adempimento è quello di consentire all’Agenzia delle Entrate di incrociare i dati delle transazioni elettroniche comunicati dagli operatori finanziari (Acquirer) con i corrispettivi giornalieri trasmessi dagli RT al fine di verificarne la coerenza e contrastare l’evasione fiscale.

In cosa consiste il collegamento?

Il collegamento non è fisico (non sarà necessario apportare alcuna modifica hardware o effettuare collegamenti con cavi) ma consiste in una comunicazione informatica tramite l’apposita funzionalità web disponibile nel portale “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Nel concreto, gli esercenti che utilizzano il registratore telematico dovranno registrare il collegamento tra la matricola del RT e il dato identificativo univoco dei POS (matricola del POS, cosiddetto “terminal id”) utilizzati per l’incasso elettronico dei corrispettivi memorizzati su quel registratore telematico mentre quelli che utilizzano la procedura web “Documenti Commerciale on line” dovranno registrare il collegamento del dato identificativo univoco del POS con la procedura web.

E’ importante ricordare che sono considerati POS fisici tutti i dispositivi che permettono il pagamento mediante lettura della carta di pagamento del cliente (sia contactless che con inserimento nel lettore), compresi i “SoftPOS” (APP che vengono installate su un dispositivo dell’esercente trasformandolo in un POS, mentre i POS virtuali sono gli strumenti che permettono di autorizzare e gestire i pagamenti su internet in modo sicuro.

Chi sono i soggetti obbligati?

Sono obbligati tutti gli esercenti (commercianti, artigiani, professionisti con obbligo RT ecc.) che utilizzano un Registratore Telematico (RT o Server RT) per certificare i corrispettivi e accettano pagamenti elettronici tramite POS fisico o virtuale per le operazioni soggette all’obbligo di documento commerciale.

Quali sono i dati necessari per il collegamento?

Per effettuare il collegamento sarà necessario avere:

• Per ogni RT la matricola del Registratore Telematico (visibile scansionando il QR code stampato sul dispositivo in fase di installazione o nella documentazione tecnica) e l’indirizzo del punto di vendita dove l’RT è utilizzato;
• Per ogni POS fisico il Terminal ID, che è il codice identificativo univoco del dispositivo POS, il C.F. e denominazione dell’Acquirer;
• Per ogni POS virtuale il codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

Quali sono i termini e le scadenze per l’adempimento?

A partire dalla data di messa a disposizione della procedura web gli esercenti avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli RT e/o la procedura web “Documento Commerciale on line” e i POS utilizzati nel corso del mese di Gennaio 2026.

Per i POS attivati in data successivo o per le variazioni successive il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei POS

Come fare concretamente il collegamento?

Vi sono diverse modalità operative:

• Collegamento puntuale semplificato (fino a 5 RT): si accede al portale “Fatture e Corrispettivi” si seleziona un RT dall’elenco, poi si selezionano i POS da collegare, si conferma l’indirizzo del punto vendita e si collega;
• Collegamento puntuale standard (più di 5 RT): la procedura è simile al punto precedente ma si ricerca l’RT tramite filtri;
• Collegamento massivo (molti RT e POS): si scarica il template CSV dal portale si compila con tutti i dati RT e POS si carica tramite apposita modalità.
• Inserimento manuale POS non presente in elenco: si utilizza il pulsante “aggiungi POS” per inserire manualmente i dati.

Chi è escluso dall’adempimento?

Non sono soggetti all’obbligo di collegamento:

• Distributori automatici (vending machine);
• Cessioni di carburanti;
• Ricarica di veicoli elettrici;
• Corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione se incassati con POS dedicati esclusivamente a queste operazioni;
• Esercenti che certificano tutti i corrispettivi esclusivamente con fattura.

Quali sono le sanzioni?

Al momento in cui viene certificato il corrispettivo l’esercente deve indicare e registrare con l’RT la modalità con la quale il cliente effettua il pagamento (contante, pagamento elettronico o ticket).

L’errata indicazione e registrazione nel RT della modalità di incasso al momento dell’emissione del documento commerciale comporta una sanzione pari a Euro 100 (art. 11 c. 2-quinquies D.Lgs 18,12,1997 n. 471)per ogni trasmissione, senza applicazione del cumulo giuridico, con un limite massimo di Euro 1.000 per ciascun trimestre (la commissione di più di 4 errori, compiuti in giorni diversi, oltre alla sanzione può portare anche alla chiusura dell’esercizio).

Nel caso di mancato collegamento POS/RT nei termini è irrogata una sanzione da Euro 1.000 a Euro 4.000 unitamente alle sanzioni accessorie della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività, per un periodo da 15 giorni a 2 mesi (in caso di recidiva la sospensione è disposta da 2 a 6 mesi).

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